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O mistério da entrega de e-mails: para onde vão os e-mails perdidos?

por dionei

Por Patrick Cappy

Isto já aconteceu com todos nós: você gastou muito tempo elaborando, ajustando e criando a mensagem perfeita de e-mail para os seus assinantes, na esperança de poder seduzi-los a um maior engajamento com uma nova oferta de um produto, um serviço, ou uma nota sobre uma organização. O seu e-mail está pronto para ser enviado. Você tem as suas listas em ordem, a sua cadência está programada e a sua equipe está pronta para receber as respostas. Então o seu é mail é enviado – e, de repente, você fica sabendo que os seus destinatários não receberam a sua mensagem. Então, o que realmente acontece quando o e-mail não chega?

Esta é uma questão muito importante, que pode ocorrer na entrega. Mas, qual é a causa disto? E como você pode tomar medidas para garantir que as suas mensagens sejam lidas após terem sido enviadas?

Vamos começar do começo. A sua campanha está pronta e você aperta o botão enviar. Muitos profissionais de marketing acreditam que, uma vez apertado o botão “enviar”, a mensagem vai direta e imediatamente para o destinatário. Isto não acontece assim; há vários servidores, portais e passos que ficam entre o seu e-mail e o destinatário.

O caminho do seu e-mail até o destinatário

Quando você aperta o botão “enviar”, muitos provedores de serviço de e-mail (PSEs ou ESPs, em inglês) e empresas de automação de marketing inicialmente comparam as listas para as quais você está enviando com os seus arquivos globais de supressão (endereços excluídos, rejeições, domínios bloqueados) e também com os próprios arquivos globais de supressão do PSE (eles também têm essas coisas). Uma vez feitas essas comparações, o seu e-mail é então enviado para o agente de transferência de e-mail (ATE, ou MTA, em inglês), para ser enviado para os servidores dos destinatários (clientes) que você está tentando atingir.

Uma vez que o e-mail tiver passado pelo ATE, ele vai para um portal de caixa de entrada. O Google o descreve bem: “É um servidor através do qual passam todos os e-mails que chegam para o domínio do destinatário. O portal tipicamente processa o e-mail da mesma maneira – arquivando-o ou eliminando-o como spam – e então o passa adiante para o servidor seguinte”.

Este próximo servidor de e-mail é o que entrega a mensagem aos destinatários. À medida que o e-mail passa pelo servidor que fica depois do portal, outros filtros podem entrar em ação, tais como filtros organizacionais ou individuais. A cada ponto é possível que a sua mensagem seja “jogada no lixo”, o que significa que a sua mensagem não será respondida, mas ela pode não ter sido recebida pelo destinatário. Os portais podem usar ferramentas antispam e as organizações podem ter caixas de quarentena; cada uma delas pode ser um obstáculo para o seu e-mail. É também possível que os destinatários possam tê-lo colocado na lista deles de e-mails a serem bloqueados.

Não há garantias

Mistério na entrega de e-mailsNão há garantia que todos os e-mails enviados serão entregues 100% em tempo hábil. Isto é simplesmente a natureza desta coisa. Você pode ver isto quando as suas mensagens estiverem sendo enviadas e entregues e você também pode encontrar questões tais como devoluções relacionadas a spam ou a políticas empresariais. Isto é devido a filtragens de spam que a maioria dos PSEs e dos domínios têm para ajudar a evitar a transmissão de spam e de e-mails irrelevantes. Mesmo que você tenha destinatários engajados, os seus e-mails podem ser pegos nesses filtros em virtude de fatores como reputação do IP, conteúdo, ou o fato de outros usuários terem relatado queixas de spam em seus e-mails.

Adicionalmente, alguns envios podem ir diretamente para as pastas de lixo promocional e/ou de spam. Alguns destinatários podem não estar olhando nas pastas de e-mails e, por conseguinte, estão perdendo as oportunidades oferecidas pelos seus e-mails para marca-lo como um remetente confiável (quando um destinatário o marca como um remetente confiável, cada e-mail que você enviar a partir do mesmo endereço, irá diretamente para a caixa de entrada).

5 melhores práticas para o envio de e-mails

Portanto, o que pode você fazer para ajudar o seu e-mail ser entregue e passar por estes obstáculos? Veja, a seguir, algum as dicas:

Assegure-se que os seus e-mails contenham informação que seja relevante para os seus destinatários. Comece segmentando as suas listas com base em fatores significativos, tais como localização, interesses, ramo de atividades, produtos anteriormente comprados, e assim por diante. Então, crie uma mensagem que acuse o recebimento e que trate desses fatores. Cada vez que eles abrirem o seu e-mail eles encontrarão algo que o faz parecer ser personalizado para eles e isto aumentará o engajamento.

Segmente também os graus de engajamento. Destinatários engajados são os que clicaram ou abriram um e-mail nos últimos 90 a 180 dias, e que tipicamente os respondem. Os “não engajados” são os novos prospectos, ou aqueles que ainda não agiram.

É uma boa prática enviar a mensagem para o seu segmento engajado poucas horas antes de envia-la para os não engajados. À medida que eles engajarem, isto ajudará a demonstrar ao PSE que este é um e-mail desejado. Isto pode facilitar o envio do lote seguinte (para os não engajados).

● Faça mais uma verificação de conteúdo que possa ser notado pelo filtro de spam. Caracteres especiais, muitas palavras inteiramente em LETRAS MAIÚSCULAS, links de baixa qualidade, ou e-mails que têm muitas imagens e virtualmente sem texto podem fazer o seu e-mail se sobressair em vários filtros que estão no caminho da caixa de entrada.

● Peça aos seus destinatários para adiciona-lo à lista de remetentes seguros deles. Faça isto ser muito fácil. Veja, a seguir, uma linguagem que você pode adaptar:

Você quer continuar a receber os nossos e-mails? Apenas adicione o nosso endereço “De” à sua lista de remetentes seguros, OU nos adicione ao seu livro de endereços ou lista de contatos para continuar a receber as maravilhosas ofertas que lhe enviamos.

● Assegure-se que todos os seus destinatários estejam todos aceitos. Se alguém já deu consentimento para receber os seus e-mails, a probabilidade de você ser identificado como spam é muito baixa, à medida que o PSE note que as suas mensagens são confiáveis e queridas.

Se você ainda não for capaz que chegar à caixa de entrada dos seus destinatários engajados depois de seguir estes passos – pode haver uma possibilidade dos seus destinatários terem que falar com os administradores de e-mail deles. Pode haver outros filtros, regras, ou passos que estão evitando que as suas mensagens cheguem. Se um destinatário contatar a equipe de TI dele sobre a entrega de e-mails há uma maior probabilidade de sucesso, que ter que remediar esta situação de fora para dentro.

A capacidade de entrega será sempre um jogo de tentativas e erros. Se você enfrentar desafios para ter os seus e-mails lidos, siga estes passos e tente diferentes abordagens para ver o que funciona e quais e-mails têm o maior sucesso em alcançar a caixa de entrada. Com o passar do tempo e com as melhores práticas e hábitos de envio, as probabilidades dos seus e-mails irem diretamente para as caixas de entrada aumentarão e os seus destinatários serão mais engajados com as suas ofertas e negócios como um todo.

Sobre o autor: Patrick Cappy é um Analista Sênior de Entrega da Act-On Software.

Fonte: Act-On Software

Tradução: Fernando B. T. Leite

Act-On agency partner logo® Copyright: A HyTrade é agência parceira da Act-On e todos os artigos são traduzidos e republicados com autorização.

 

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