Porque você precisa de um processo de fluxo de trabalho criativo

Por Amy Duchene

Todos nós já estivemos lá. Nós terminamos nossa peça de um projeto e a enviamos cadeia acima, para ser revisada pela próxima pessoa da fila. Essa pessoa, junto com os seus superiores, acha mais coisas erradas que certas, e a peça volta com uma série de solicitações de mudança.

Esta história de horror, como ela é, já tem truques suficientes. Independentemente de quão profissionais e experientes possamos ser, ainda é difícil ver nosso trabalho rasgado em pedaços. É ainda mais duro quando esta alça de feedback nunca termina – quando nada é suficientemente bom, ninguém jamais dá a aprovação final e isto vira um ciclo interminável de revisões.

Talvez, um cenário semelhante, seja ainda mais assustador: você, o seu chefe e a equipe estão entusiasmados com a direção de um projeto e prontos para joga-lo no mundo – mas, na décima primeira hora, você fica sabendo que alguém de um departamento completamente diferente, mas, assim mesmo importante, precisa autoriza-lo. E, é claro, ele quer mudar tudo. Você é atingido no seu lado cego (pelas costas).

Algumas destas situações já ocorreu com você? Verdadeiramente, eu espero que não, mas, a realidade é que, provavelmente, você já passou por isto em algum ponto da sua carreira criativa, ou de marketing. Nestes dias, há demasiados cozinheiros notórios em nossa cozinha. Todos têm uma opinião e querem compartilha-la, e eles nem sempre estão organizados a respeito de quando e onde eles darão um feedback.

É aqui onde estabelecer um processo de fluxo de trabalho criativo pode vir a calhar.

Regras básicas

Antes de entrar em detalhes, deixe-me mostrar alguns pensamentos.

Em primeiro lugar, aqui não há um único remédio que sirva para tudo. Cada organização e cada equipe são diferentes.

Em segundo lugar, apesar dos seus melhores esforços para estabelecer um processo e obter aprovação de todos os nele envolvidos, as coisas (e as pessoas) ficarão desonestas. Eles usurparão o processo, pularão cadeia acima, ou darão feedback com atraso.

Você não pode esperar que um processo de fluxo de trabalho criativo seja perfeito e que seja usado perfeitamente. Mas, ter uma estrutura fundamental é, pelo menos, um ponto de partida.

O que é um fluxo de trabalho criativo?

Na sua forma mais básica, um fluxo de trabalho criativo é o processo pelo qual a sua organização, ou a sua equipe, gera, aprova e libera coisas. Ele envolve identificar quem, dentro da organização, é responsável por o que. É um documento que mostra a hierarquia e/ou o fluxo de movimento, desde o conceito, passando pelas revisões, até a finalização. “O processo de fluxo de trabalho criativo” também pode ser chamado de “Operações criativas”, ou de “Gerenciamento do fluxo de trabalho”. Ele pode ser aplicado à mídia digital ou impressa, e às artes, ou às palavras.

Porque você precisa de um processo de fluxo de trabalho criativo?

A resposta curta é economizar tempo, dinheiro e dores de cabeça.

Estes cenários hipotéticos que eu descrevi no começo trazem frustração e muito trabalho extra. Na melhor das hipóteses, você acaba tendo um cenário como os que eu descrevi – excesso de input e de edições para verificar e descobrir quais comentários eliminam os demais. No pior dos casos, isto pode paralisa-lo e o seu projeto, e impedir que você possa envia-lo.

Eu venho do jornalismo impresso. Nessa arena, há reais consequências de não ter a tempo o que imprimir. Minha batalha constante era enviar a nossa revista ao impressor dentro do prazo. Nós concordamos sobre uma data de chegada dos nossos arquivos – no momento programado em que a impressora estava reservada apenas para nós. Os nossos materiais tinham que estar lá dentro do prazo estabelecido. Se nós perdêssemos a data, alguém pularia na nossa frente na fila da impressão. É claro que havia uma opção de pagar uma taxa de urgência ao impressor, para não precisar correr tanto, o que às vezes ocorria, mas o orçamento não permitia que isto acontecesse todos os meses. E, além de perder o prazo da impressão, havia outras consequências, como perturbar os leitores, que se queixavam de receber o exemplar de julho em agosto, ou os anunciantes, que tinham anúncios sensíveis ao tempo, e que apareciam muito tarde e se tornavam irrelevantes.

É verdade que, no mundo atual da web digital, é mais fácil perder um prazo e ainda ficar bem. A tecnologia da nuvem nos permite atualizar nossos websites e anúncios virtualmente a qualquer momento e de qualquer lugar. Mas, assim mesmo, há consequências – como alguém ter que trabalhar até tarde para fazer essas atualizações. É enlouquecedor passar por o que parece ser inúmeras rondas de revisão, tentando reconciliar o que pertence a quem, e o que é mais importante de tudo. É o tipo de coisa que faz o departamento de criação querer arrancar os cabelos, ou desistir.

Eu não estou dizendo que o gerenciamento do processo do fluxo de trabalho irá resolver todos esses problemas, mas, certamente, ajudará a simplificar as suas operações e estabelecer expectativas para todos os envolvidos. E isto já é um grande começo.

Quando você precisa de um processo de fluxo de trabalho criativo?

No mínimo, eu recomendo que você estabeleça um sistema de fluxo de trabalho para grandes projetos, como redesenho de websites, lançamentos de novos produtos e eventos. Mas, você terá mais poder se também puder criar pequenos processos para projetos menores, como e-mails para os clientes e posts para a mídia social.

Exatamente como planejar um calendário editorial, ter um claro processo de fluxo de trabalho o ajuda a alinhar e cumprir os prazos. Este plano pode ajuda-lo a permanecer dentro do prazo das suas tarefas e diminuir o risco das pessoas tropeçarem umas nas outras para fazer a mesma coisa. Uma vez bem feito, este plano deve ajuda-lo a manter o controle das diferentes versões de uma peça de conteúdo. Toda essa eficiência pode ajudar a sua equipe a economizar tempo e, talvez, até dinheiro.

Como estabelecer um processo de fluxo de trabalho criativo para a sua organização

Eu sou fã do aprendizado prático, portanto, vamos fazer um exercício. Pegue uma bloco de papel e um lápis e vamos trabalhar descrevendo as peças de um fluxo de trabalho criativo para a sua organização.

  • Passo um: Descreva a hierarquia da sua equipe
    Quem na sua equipe precisa revisar? Quem tem a aprovação final? Há outras equipes ou membros de equipes que precisam participar? Todos estes são detalhes importantes que precisam ser identificados. Escreva os nomes das pessoas e das equipes chave que devem contribuir. Coloque uma estrela próxima do revisor final. E note que esta precisa ser apenas uma pessoa. Não são permitidas aprovações por comitês. Isto apenas causará mais dor de cabeça.
  • Passo dois: Avalie com precisão a personalidade da sua organização
    Isto é um pouco mais subjetivo. Mas, como funciona a sua equipe? Realmente. Na verdade, todas as pessoas – e equipes – funcionam de maneira diferente. Para estabelecer um fluxo de trabalho que realmente funcione, você precisa olhar bem como a sua equipe opera naturalmente, e seguir esse modelo. Você deve construir um buraco redondo para um prego redondo, em vez de mudar a geometria, o que simplesmente não funcionará. Você deve garantir que esta nova camada de operações funcione e se encaixe bem – e que, portanto, seja usada. Portanto, pense na sua equipe. Vocês são um monte de indivíduos que contribuem e que são introvertidos? Ou a sua equipe é colaboradora e grande fã das interações face-tempo? Anote isto.
  • Passo três: Determine onde ocorrerão as revisões – como e quando
    Dê uma passo atrás e olhe para o que você descobriu. Você acha que a sua equipe terá melhor desempenho através de reuniões pessoais, ou pela designação de tarefas individuais? Seja honesto – não se trata do que você quer, mas do que é melhor para a sua equipe. Por exemplo, se vocês forem todos introvertidos, provavelmente você não deve planejar reuniões de revisão em equipe, para que todos possam participar e compartilhar as suas opiniões – para ficarem numa sala com rostos de pedra silenciosos, que, mais tarde, lhe passarão as suas opiniões através de e-mail. Portanto, se a sua equipe for do tipo colaboradora e participativa, do tipo que você não consegue fazer nada a não ser que eles estejam numa sala com alguém que lhes peça feedback AGORA MESMO – é melhor não enviar um e-mail pedindo que eles revisem quando puderem. Porque, sejamos realistas, isto simplesmente não vai acontecer. Escreva qual é a melhor maneira de obter feedback, se via e-mail, ou através de reuniões com a presença de todos.

Determine também quais ferramentas você usará. Por exemplo, você prefere capturar notas de maneira digital, como através do compartilhamento de arquivos num serviço como o Dropbox, ou o SharePoint? Ou os seus revisores enviam os feedbacks deles por e-mail? Devem eles imprimi-los e marcar o seu trabalho em vermelho, e colocar os arquivos na sua mesa? Se vocês estiverem se reunindo em pessoa, quem é responsável por anotar e capturar todo o feedback num quadro branco, ou num bloco de anotações?

Confirme também a hora e a data das revisões. Esclareça os termos que você usar, como no “encerramento das atividades do dia”, ou no “fim do dia”; por exemplo, isto será às 18 horas, ou à meia noite.

Anote as decisões chave: haverá limites sobre quantos comentários cada pessoa poderá fazer? Eu não posso responder todas essas perguntas por você. Mas, eu quero realça-las para que você possa avaliar o que precisa ser definido. É importante ser detalhado e específico em relação às suas expectativas.

Junte tudo isto: Crie o seu processo de fluxo de trabalho

Quando você tiver todas essas peças, está na hora de juntar tudo no seu fluxo de trabalho.

Comece com um lápis ou com um quadro branco, pois é muito provável que as coisas mudem. Inicialmente, identifique as diversas peças: quem cria conteúdo, quem é responsável pela revisão inicial e em que data, quem faz as revisões e, então, quem está na segunda equipe de revisão, quem faz as alterações finais e quem é a pessoa que dá a aprovação final.

Quando você tiver criado um rascunho do qual você gostar, coloque-o no fluxograma. Você pode usar uma ferramenta de visualização como a Visio, ou o PowerPoint para ilustrar o fluxo e a hierarquia, ou até fazer uma lista rudimentar em Word.

Obtenha a aprovação da equipe

Parabéns! Você está no caminho certo. Mas, ainda há um passo antes que você possa soltar isto e começar a usa-lo: você precisa compartilhar o fluxograma com a sua equipe, para assegurar que eles conheçam e concordem com os termos do processo. Peça feedback deles (irônico, certo?) e faça os ajustes necessários. Você pode pular este passo, mas, se fizer isto, é muito provável que o seu duro trabalho não seja usado e seja ignorado. Como já notamos, as pessoas gostam de participar.

Dicas de bonificação

  • Limite o número de avaliações, para que você não faça revisões de maneira interminável. Ninguém gosta de se sentir como um hamster numa roda. Tente limitar as revisões a dois turnos – no máximo três.
  • Estabeleça um nome convencional para os arquivos revisados, de forma a evitar confusão, e ter que reescrever o trabalho. Por exemplo, anexe aos arquivos nomes simples como “v1”, ou coloque uma data, como também as iniciais do revisor.
  • Se você realmente quiser ficar chique, você pode transformar o seu processo de fluxo de trabalho em itens de um calendário e lembretes.

Eu não posso prometer que um processo de fluxo de trabalho criativo resolverá as edições da décima primeira hora do seu estresse de revisão, mas, pelo menos, ele deve estabelecer alguma ordem e limites no processo.

Eu gostaria muito de ouvi-lo: como você lida com múltiplas rodadas de revisão?

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Sobre a autora: Amy Duchene é uma escritora com mais de uma década de experiência no marketing B2B para uma enorme empresa de software, localizada noroeste da costa do Pacífico. Fora deste trabalho, ela escreve ficção (principalmente novelas para jovens e adultos) e ama molhar os seus pés nas águas do Oceano Pacífico.

Fonte: Act-On Software

Tradução: Fernando B. T. Leite

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