fbpx
HyTrade Inbound Marketing

6 maneiras de uma base de conhecimentos beneficiar equipes de TI

por HyTrade

Por Jason Grills

As empresas estão constantemente evoluindo, mudando em resposta aos seus turbulentos ambientes operacionais, e para explorar oportunidades que aparecem. Na maioria dos casos, a mudança está fora do controle das organizações, em virtude de mudanças regulatórias, de iniciativas geradas por clientes, ou por pressão da concorrência.

Gerenciando as mudanças

Grandes ou pequenas, cumulativamente, essas mudanças podem ter um grande impacto sobre a sua organização, alguns positivos, outros negativos, dependendo de como você gerenciar o processo de mudança.

Embora seja impossível exercer completo controle sobre todos os aspectos da sua empresa, há algumas áreas que você pode influenciar, para maximizar a produtividade e minimizar a disrupção, à medida que você passar pelo ambiente que está mudando.

Uma das maneiras mais eficazes de se adaptar positivamente a um contexto de uma empresa que está mudando, é adotar software de base de conhecimento de TI, como a plataforma central da sua empresa.

O que é a gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento, como um conceito, tem sido praticada apenas há poucas décadas, mas, os fundamentos parecem ser tão velhos como as próprias empresas.

A gestão do conhecimento é o processo de gerenciar o conhecimento e a informação centrais às operações de uma empresa, clientes e aos seus funcionários, tipicamente unindo a memória coletiva da organização de forma holística.

A gestão eficaz do conhecimento requer que a organização catalogue, estruture, distribua e ofereça acesso ao conhecimento e informação da organização, incluindo a sua base de ativos humanos. Deixar esse capital intelectual disponível para os funcionários e os clientes é benéfico para todos que estão no ecossistema organizacional.

Software de base de conhecimento de TI

Todo departamento de TI tem conhecimentos e informações que os membros das suas equipes precisam acessar: guias de atualização e instalação, relatórios técnicos, experiência de resolução de problemas, experiência de prevenção de hackers e malware, atalhos para manutenção de servidores e para imagens de laptops, listas de contatos de fornecedores e listas de contatos de redes de escritório. Esses documentos e experiências podem ser críticos para a produtividade da organização e para o sucesso da força de trabalho. Todavia, se o conhecimento e a informação da organização forem difíceis de acessar, ou estiverem mal organizados, eles podem realmente reduzir a produtividade da organização e a eficiência do tempo, em vez de melhorá-los.

6 benefícios principais de construir uma base de conhecimentos para as equipes de TI

Os conhecimentos e as informações de uma organização para apoiar as equipes de TI propiciam muitos benefícios à organização. Os principais benefícios que as equipes de TI colhem de investir em softwares de base de conhecimento são:

  • Descobrir, compartilhar e reusar o capital intelectual
  • Promover a produtividade, a qualidade e a consistência
  • Valorizar o conhecimento e a experiência de cada funcionário
  • Construir um repositório de conhecimento e usa-lo para oferecer treinamento e desenvolvimento de habilidades aos funcionários
  • Aproveitar o gerenciamento existente de documentos, o gerenciamento de contatos e o os sistemas de gerenciamento financeiro
  • Desenvolver uma cultura de compartilhamento e de colaboração

1. Descobrir, compartilhar e o reusar o capital intelectual

Para os funcionários, ter rápido acesso à informação aumenta a produtividade e produz maior satisfação. Este é um dos maiores problemas associados aos repositórios de conhecimento baseados em papel: descobrir a informação correta frequentemente requer procurar em centenas de documentos. Ao contrário, uma base de conhecimento online permite aos usuários dar entrada em termos de busca, para achar a informação desejada em segundos.

2. Promover a produtividade, a qualidade e a consistência

Frequentemente, a maior produtividade dos funcionários se traduz diretamente em maior lucro. Portanto, sempre que os funcionários tiverem que buscar informação que deve estar acessível, há um declínio de produtividade, seguido inevitavelmente por uma diminuição do lucro. Implantar uma base de conhecimentos, que armazene informação de maneira intuitiva, muda a produtividade.

3. Valorizar o conhecimento e a experiência de cada funcionário

Toda organização tem talentosos e experimentados especialistas em determinados assuntos. Ser capaz de aproveitar a experiência deles para resolver problemas é fundamental para que uma organização seja capaz de responder às necessidades dos clientes e desenvolver novas abordagens para o negócio. Usar os especialistas é essencial, independentemente de onde eles estiverem localizados geograficamente.

Uma base de conhecimentos bem configurada, que combine documentos e acesso à experiência, facilita muito achar a pessoa certa para cada tarefa.

4. Usar o conhecimento para melhorar as habilidades dos funcionários

Um dos maiores desafios das empresas é assegurar a consistência das diretrizes e dos processos. As informações armazenadas numa base de conhecimentos permitem que você melhore o treinamento de habilidades de sua equipe e garanta que você promova processos consistentes da melhor maneira na sua classe.

De forma similar, o processo de embarque dos novos funcionários é bastante simplificado, usando materiais de indução armazenados em uma base de conhecimento. O acesso instantâneo à documentação interna e aos materiais de treinamento, acelera o conhecimento de novos funcionários sobre as diretrizes, procedimentos e missão da empresa. Isto posiciona cada novo funcionário para ter sucesso.

5. Aproveitar o gerenciamento existente de documentos, o gerenciamento de contatos e o os sistemas de gerenciamento financeiro

Ser capaz de mover informações e conhecimento em uma organização em grande velocidade é uma capacidade fundamental para acompanhar a velocidade de operação das empresas modernas.

Integrar perfeitamente o gerenciamento de documentos, o gerenciamento de contatos e aspectos dos sistemas de gerenciamento financeiro permite que as equipes de TI gerenciem os seus custos, conheçam os impactos econômicos do seu trabalho sobre a organização como um todo, e concentrem os seus recursos onde eles terão o máximo impacto sobre os negócios.

6. Desenvolver uma cultura de compartilhamento e de colaboração

Há recompensas significativas para aqueles que dominarem a arte de compartilhar ideias. Estabelecer uma base comum de conhecimentos é um elemento fundamental para promover o compartilhamento e a colaboração. Encorajar os membros das equipes a contribuir continuamente para uma base de conhecimentos é fundamental para criar uma cultura de compartilhamento.

Quando você tiver uma plataforma bem desenhada de conhecimentos de base para trabalhar, as suas equipes poderão colaborar de maneira mais eficaz, para criar novas ideias iterar o conhecimento da empresa.

Melhor serviço e apoio aos clientes

Enquanto construir uma base de conhecimentos acrescente valor substancial às operações internas da sua empresa, reutilizar uma base de conhecimento externa pode trazer benefícios positivos ao serviço aos clientes.

Os atuais clientes são impacientes e buscam resoluções rápidas para as suas questões. Ao oferecer aos clientes uma base de conhecimentos de autoatendimento para responder as perguntas mais frequentes deles, a empresa pode propiciar rápido acesso dos clientes à informação de que eles precisam, reduzindo assim o número de consultas atendidas diretamente pela equipe de Atendimento ao Cliente.

Conclusão

A maioria das empresas está buscando aumentar estrategicamente as suas receitas, enquanto gerencia a sua base de custos. À medida que a indústria amadurece e aumenta a concorrência, este desafio torna-se cada vez mais difícil de ser enfrentado consistentemente. Criar novos conhecimentos através do compartilhamento efetivo de conhecimentos, colaboração e entrega de informações pode estimular a inovação. Para uma equipe de TI, uma base de conhecimentos é uma ferramenta essencial e versátil para desenvolver e manter a proficiência, a adaptabilidade e a capacidade de responder a um ambiente operacional, interno e externo, cada vez mais complexo.

[wt_divider_dotted margin_top=”20″ margin_bottom=”20″]

Materiais gratuitos para você baixar!

[wt_portfolio column=”2″ ids=”769,5282″ desc=”false” category=”false” more=”false” moreText=”Leia Mais »” order=”DESC”]

Sobre o Autor: Jason Grills é um escritor e um executivo de suporte técnico atualmente associado à ProProfs Knowledgebase Software. Ele gosta de escrever sobre produtos emergentes de software, novos desenhos e tendências em marketing de conteúdo. Ele vive em Los Angeles, Califórnia. No seu tempo livre, Jason gosta de cuidar de seus cães de estimação, de fazer compras e de fazer tudo isto de maneira criativa.

Tradução: Fernando B. T. Leite

 

Você também pode gostar desses artigos

Deixe um comentário

* Ao realizar este comentário você concorda com a nossa política de privacidade.