Pode a inteligência artificial realmente ajuda-lo a escrever melhores e-mails?

Por Susan Johnston Taylor

Esta história foi originalmente publicada no nosso site irmão, The Freelancer.

Não é novidade para os freelancers ter as suas tentativas ignoradas por editores que estão muito ocupados. Os editores recebem a cada dia tantos e-mails que, somados à crescente demanda sobre o tempo de cada um deles, nas publicações que lutam para permanecer vivas, é um real desafio obter a atenção de alguém.

Portanto, em 23 de agosto, quando os produtores da Boomerang (uma ferramenta do Gmail que permite que você programe mensagens para serem enviadas posteriormente) lançaram uma nova ferramenta chamada Respondable (que deve ajuda-lo a melhorar as suas taxas de resposta de e-mails), eu comecei a usa-la imediatamente.

Baseada em dados de milhões de e-mails, a Respondable usa inteligência artificial para avaliar a probabilidade de um e-mail ser respondido. Ela pontua as mensagens com base em fatores como o nível de leitura, o tamanho do título e o número de palavras (a versão Premium classifica as mensagens de acordo como a polidez, a positividade e outros fatores, mas eu usei a versão grátis).

Quando você revisar os seus e-mails com o objetivo de encurtar o seu título ou de escolher palavras mais simples, você pode aumentar a probabilidade de obter uma resposta.

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Uma ferramenta como esta tem um apelo óbvio para quem é autônomo. Todavia, ela não entende contextos importantes, como um prévio relacionamento com o destinatário, ou as preferências pessoais dele. Independentemente do que eu escrever num e-mail para minha mãe, ela provavelmente responderá em alguns dias dizendo “isto parece ser ótimo, te amo, mamãe” – mesmo se a Respondable me advertir que eu estou escrevendo para um nível de leitura de grau 12+.

Por outro lado, mesmo que eu rascunhe um e-mail, em relação ao qual a Respondable considerar como “ser muito provável que eu obtenha uma resposta” e envia-lo a um editor da The New Yorker, com quem eu nunca trabalhei antes, eu não teria grandes esperanças.

Basta dizer que, o fato da Respondable não levar em consideração o contexto social de um e-mail, me deixou cética, e eu decidi fazer um teste. Eu gastei um mês enviando e-mails sem a Respondable e, então, no mês seguinte, enviei todos os e-mails com a ferramenta.

Obviamente, este estudo não é científico. É feito com uma pequena amostra e não tem controle para as variáveis, como a qualidade de diferentes tentativas, o nível de concorrência do mercado, ou o momento de envio dos e-mails. Mas, o meu pequeno experimento ainda levou a alguns resultados interessantes.

Dê uma olhada nos números.

Antes da Respondable: 23 de julho a 2 de agosto

Eu enviei 25 e-mails para editores (19 tentativas iniciais, duas cartas de apresentação e quatro e-mails de seguimento). Eu recebi sete respostas (duas respostas a e-mails de seguimento, e cinco a tentativas iniciais).

Esta é uma taxa de resposta de 28%. Cerca de um terço dos que responderam foram editores com quem eu trabalhei anteriormente. Dos que não responderam, todos, exceto dois, eram editores com quem eu nunca trabalhei, logo, eu tinha menor expectativa de obter uma rápida resposta.

Depois da Respondable: 24 de agosto a 24 de setembro

Eu enviei 23 e-mails para editores (14 tentativas iniciais e nove e-mails de seguimento) e revisei cada e-mail até que a Respondable o pontuou como provável, ou muito provável, de obter uma resposta. Desta vez, eu recebi 12 respostas (três respostas a e-mails de seguimento e nove respostas a tentativas iniciais). Três respostas vieram de editores com os quais eu trabalhei antes.

Esta é uma taxa de respostas de 52%, um salto significativo em comparação com o mês anterior. Entretanto, eu não daria todo o crédito para a Respondable. O meu palpite é que os editores têm maior probabilidade de responder em setembro, quando eles voltam das férias e procuram usar o orçamento para os autônomos antes do fim do ano, o que também pode ter aumentado as minhas chances.

Vale a pena notar as orientações gerais da Respondable. Veja as quatro recomendações da ferramenta para os usuários que baixaram a versão grátis:

  • Mantenha o tamanho do título entre 3 e 7 palavras: Eu uso o formato “Freelance Query: [Assunto do Artigo]” logo, isto é difícil, uma vez que um terço das minhas palavras já foi comido pelo “Freelance Query”.
  • Limite o corpo do e-mail a algo entre 50 e 250 palavras: Eu quero que as minhas tentativas ofereçam detalhes suficientes para captar o interesse dos editores pelo assunto, e também para vender minhas credenciais a eles, logo, eu tendo a favorecer a parte inicial deste intervalo.
  • Faça entre 1 a 3 perguntas no seu e-mail: Para o destinatário, as perguntas servem como uma chamada para ação. Eu tipicamente faço uma única pergunta como “Eu posso cobrir esta tendência para a revista _______”?
  • Escreva para grau entre 1 e 7 de nível de leitura: A maioria dos rascunhos iniciais dos meus e-mails foi classificada no nível de leitura 12+, logo, esta é uma boa lembrança para usar sentenças mais curtas e palavras mais simples. Mesmo depois de simplificar as minhas tentativas, elas tendiam a ficar na parte de cima deste intervalo, e, para mim, isto está bom.

Estas são todas boas regras pelas quais viver, mas, sozinhas, elas não são suficientes. Apenas por diversão, eu rascunhei uma tentativa sem sentido, que se encaixava em todos esses critérios e obtive a classificação “muito provável de receber uma resposta”. Eu duvido que tivesse qualquer sorte, se a enviasse.

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No final, eu acho que, para os escritores, é mais importante focar em escrever tentativas mais bem desenvolvidas e interessantes, que agonizar pensando em diversas questões, ou sobre o nível de leitura – mas a Respondable pode ser um bom lembrete para fazer uma limpeza nos seus e-mails antes de envia-los.

Sobre a autora: Susan Johnston Taylor cobre finanças pessoais, pequenas empresas e estilo de vida. As suas histórias oferecem aos leitores novas percepções e maneiras práticas de economizar dinheiro, progredir nas suas carreiras, ou melhorar as suas vidas.

Fonte: The Content Strategist

Tradução: Fernando B. T. Leite

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