Você controla o tempo ou o tempo o controla?

Por Amy Duchene

Trabalhar em casa tem as suas vantagens, como ser capaz de colocar uma carga de roupa na máquina de lavar, ou fazer uma rápida aula de ioga pelo YouTube. Mas, quando eu digo às pessoas que eu sou uma profissional autônoma, eu acho que elas imaginam que essas atividades são o que eu faço na maior parte do dia. Uma senhora de lazer.

A verdade é que eu, realmente, faço muito mais no meu escritório doméstico que eu jamais faria num escritório tradicional. Isto é por que eu gerencio bem o meu tempo.

Como profissionais de marketing, nós somos responsáveis por muita coisa. Às vezes, parece impossível olhar para a lista de tarefas a serem feitas e descobrir como você vai conseguir fazer tudo isso. Quer você trabalhe num escritório tradicional, numa cafeteria, na rua, ou em casa, o gerenciamento do tempo é crítico. Veja algumas dicas e estratégias que eu juntei no decorrer dos anos:

1. Faça uma lista de tarefas a serem feitas

Em primeiro lugar, você precisa saber o que tem pela frente. Faça uma lista de todas as coisas que você precisa fazer para um projeto, ou durante a semana. Ponha para fora qualquer coisa que lhe vier à mente. Não importa se você colocar no papel, no seu computador, ou no seu smartphone. Apenas busque todos os detalhes que estiverem no seu cérebro. Eu gosto de fazer isto no começo do dia – ou, melhor ainda, no final do dia anterior, para que eu saiba o que eu vou ter pela frente.

2. Estabeleça as suas prioridades

A seguir, está na hora de avaliar o que precisa ser feito e quando. O modelo do quadrante de Stephen Covey, “Os 7 hábitos das pessoal altamente eficazes”, recomenda que você coloque as suas tarefas em quatro caixas para avaliar o que deve ser feito em primeiro lugar – as coisas muito importantes que precisam ser feitas assim que for possível, as que ainda são importantes, mas que não têm tanta urgência (por exemplo, planejamento), as que têm urgência, mas que não são tão importantes e as que não são urgentes nem importantes. Este é apenas um dos muitos modelos para plotar as suas tarefas. Independentemente do que você usar, é importante classificar as suas tarefas no que é muito crítico, no que é necessário, mas não é alta prioridade e no que é bom fazer. A minha própria lista classifica as tarefas em “Grandes”, “pequenas” e “agradáveis” (é bom fazer, mas sem pressa). Muito simples.

tempo

3. Divida o seu trabalho em partes

Neste ponto, eu acho que realmente é bom eu plotar o meu dia. Eu pego os itens priorizados e começo a coloca-los num calendário constituído por partes. Para mim, esses baldes são realmente simples: trabalho a ser feito “antes do almoço” e “à tarde”, Eu posso acrescentar outra categoria, “fazer em primeiro lugar”, se houver algo que realmente requer grande urgência.

4. Atribuir prazos

Uma vez que eu descubra o que precisa acontecer, em termos gerais, eu fico mais detalhista e designo mini prazos ao meu dia. Eu sou uma planejadora. Mas, como muitos de nós, eu também trabalho melhor sob pressão, mesmo que a pressão seja auto imposta. Para mim, um interminável dia de trabalho sem prazos é uma receita para divagar. Esses mini prazos me ajudam a manter o foco.

Por exemplo, nesta semana eu completei diversos grandes projetos. Foi muita coisa, e isto parecia intransponível. Mas, eu gastei algum tempo mapeando os projetos e atribuindo prazos para cada item. O meu calendário era algo assim:

  • Das 9 às 10 horas da manhã: Projeto 1 entrega 1
  • Das 10 às 10:15: Pausa para café (outras pausas mais tarde)
  • Das 10:15 às 12: Projeto 2 entrega 1
  • Das 12 às 14 horas: Intervalo
  • Das 14 às 16 horas: Reuniões/conferências pelo telefone
  • Das 16 às 16:10: Pequena pausa para verificar o gato do vizinho
  • Das 16:10 às 17 horas: Terminar o dia e fazer a lista de tarefas para amanhã.

Eu sei que isto é intenso. Mas, eu fiz todo o meu trabalho e terminei com uma pequena sobra de tempo no final da sexta-feira.

5. Você é uma pessoa que rende mais de manhã ou à tarde?

Quando você rende mais? Eu sou mais eficiente na primeira hora da manhã, ou um pouco antes de terminar o dia. Pode ser que você atinja o seu pico por volta do meio dia. Leve isto em consideração quando você estiver fazendo o seu planejamento.

6. Descubra o seu ritmo

Eu nem sempre cronometro cada tarefa. Alguns dias são menos atarefados, ou eu preciso dar um tempo, em relação ao meu cronograma neurótico. Ainda assim, eu não me permito trabalhar duro numa tarefa, ou por um dia, sem estar focada. Eu me agarro ao meu próprio ritmo.

Eu descobri recentemente que o meu cérebro começa a ficar cansado após 90 minutos. É quando eu começo a ficar imprecisa e desfocada, e preciso de um intervalo, ou de mudar a marcha. Enquanto eu estava pesquisando para escrever este post, eu descobri que não estou sozinha. Acontece que o tempo de atenção natural do cérebro é 90 minutos.

Tente isto você mesmo: comece o seu trabalho e fique ligado no relógio. Quando você começa a decair? Talvez você boceje, ou sinta uma vontade grande de esticar as pernas, ou de pegar um café. Estes são todos bons indicadores de quando o seu tempo de atenção está começando a cair, e você precisa de um intervalo. Uma vez que você descubra o seu ritmo, use-o para adequar os seus projetos a ele.

7. Bloqueie o seu calendário compartilhado

Eu sou uma grande fã de bloquear o meu tempo de trabalho num calendário digital (Outlook ou Google) como “reuniões”. Isto me ajuda a ver tudo o que terei pela frente durante um dia – e para ver se é viável fazer tudo isto, ou se eu tenho muitos prazos se sobrepondo. Isto também me ajuda a me manter focada nas tarefas, à medida que pop-ups de alerta aparecem durante o dia.

Algumas pessoas acham que um código de cores é útil neste estágio, especialmente se você estiver trabalhando em diversos projetos, ou trabalhando para diferentes clientes. Um destaque colorido pode ajuda-lo escanear o seu calendário e ver o que está acontecendo em que dia (Para mim, isto fica um pouco atulhado de detalhes e eu gosto de um calendário mais limpo. Mas, eu reconheço os benefícios).

Há uma vantagem adicional dos calendários digitais para quem trabalha numa empresa cuja cultura é cheia de reuniões. Se o seu calendário compartilhado estiver bloqueado, você pode ser capaz de escapar de algumas dessas reuniões, e permanecer focado na sua mesa de trabalho. “Eu já tenho um compromisso nessa data e hora”. Eu jamais fiz isto.

8. Uma nota sobre o trabalho do lado direito/esquerdo do cérebro

A minha experiência com os profissionais de marketing é que o cérebro deles está frequentemente dividido numa parte criativa e outra parte analítica. Nós também somos responsáveis por uma mistura de tarefas que requer tanto o “cérebro matemático”, como o “cérebro criativo”. Reconhecer que você precisa de diferentes estados mentais para conseguir realizar diferentes tarefas é um bom começo, e, planejar o seu dia ao redor dessas diferenças é ainda melhor. Às vezes, eu embalo e quero trabalhar com palavras o dia inteiro. Eu fico achando que “eu posso fazer isso o dia inteiro”. Mas, eu não posso. Eu sou muito mais eficaz quando eu foco no trabalho criativo do lado direito do cérebro e, então, mudo de marcha para o lado esquerdo analítico.

Eu costumava fazer um relatório mensal de recapitulação para um cliente, listando tudo o que fizemos no mês e anexando métricas e KPIs. Intencionalmente, eu bloqueava meio dia para o “trabalho dos números”. Quando chegava a hora certa, eu tocava um pouco de música (que eu posso ouvir apenas quando eu não estou compondo palavras), abria o relatório analítico e começava a interpretar os números. Quando eu terminava, eu desligava a música, voltava para o silêncio e começava a escrever o enredo.

9. Não se esqueça dos intervalos

Os intervalos são saudáveis. Há muitas pesquisas e diferentes táticas – por exemplo, sobre qual deve ser a duração dos intervalos. Mas, fica claro que nós não podemos seguir trabalhando o tempo todo. Da mesma forma que precisamos dormir para descansar os nossos corpos, nós também precisamos descansar o cérebro. “O cérebro é como um músculo que, como todos os músculos, fica cansado com o estresse repetido” diz The Atlantic. Julia Gifford disse no The Muse que “Os 10% dos trabalhadores que têm melhor desempenho tendem a trabalhar consecutivamente durante 52 minutos, seguidos por um intervalo de 17 minutos. Esses 17 minutos frequentemente são gastos longe do computador, fazendo uma caminhada, fazendo exercícios físicos, ou conversando com colegas”.

Às vezes parece loucura andar para longe da minha mesa de trabalho, quando há uma lista enorme de coisas a fazer e eu estou embalada. Eu luto contra isto e, ocasionalmente, afasto essa ideia, especialmente se eu estiver numa enxurrada de inspirações. Mas, na maioria dos dias, eu preciso desses intervalos para clarear a minha mente. Quando eu volto, eu sinto que tenho um novo par de olhos em relação a um projeto (por outro lado, quando eu não faço intervalos durante o dia inteiro, eu pago o preço mais tarde com irritação e exaustão).

Taticamente, para mim, ficam bem dois curtos intervalos durante o final da manhã e um intervalo mais longo à tarde. Os dois primeiros intervalos podem ser uma xícara de café, ou uma volta no jardim, para dar um alô aos vizinhos e respirar um pouco de ar fresco. Então, eu volto a trabalhar. Por volta das 14 horas, eu vou para a academia de ginástica e me exercito um pouco. Depois disso, eu me sinto refrescada e pronta para mergulhar de volta no trabalho. Não fique desanimado se você não puder gastar duas horas para ir até a academia de ginástica. Está perfeitamente bem comer alguma coisa e conversar um pouco, ao tomar um café junto com um colega. Uma dica: tente não conversar sobre trabalho neste intervalo. Falar sobre outras coisas ajuda a descansar a sua mente.

Eu também bloqueio algum tempo no meu calendário para esses pequenos intervalos. Isto pode parecer algo bobo, mas é uma maneira de me cuidar.

10. Adquira um parceiro de responsabilidade

Minha última dica: não faça tudo sozinho! Eu costumava ter, no começo do dia, bate-papos instantâneos de improviso com outra pessoa que também trabalhava em casa. Nós costumávamos dizer, um ao outro, quais eram nossas duas principais metas do dia, e, então, verificar no meio do dia, para ver como estávamos progredindo.

Ache alguém que possa ser o seu parceiro, para dividir a responsabilidade do gerenciamento do seu tempo. Talvez, seja o companheiro que fica ao seu lado no cubículo, ou alguém da sua equipe, que fica num escritório mais longe. Apenas precisa ser alguém com quem você possa fazer verificações.

Bônus: ferramentas úteis

Veja algumas ferramentas táticas que podem ser úteis ao planejar a sua semana.

  • Programe um despertador – isto o lembra (através do som) para mudar as marchas. Pode ser um simples despertador de 60 minutos, ou um alarme do calendário que o lembre de mudar a marcha e começar a trabalhar em outra coisa. Apenas algo para fazê-lo agir.
  • Tente trabalhar em explosões de 25 minutos (conhecida como a Pomodoro Technique) – eu acho isto especialmente útil para me livrar de um monte daquelas tarefas de baixa prioridade da minha lista.
  • Rastreie quanto tempo você gastou em atividade fora do trabalho, como em Portais e no Facebook – aplicativos como o TimeRabbit ou o QualityTime monitoram o seu comportamento, da mesma forma que um radar mostra a sua velocidade numa rodovia.
  • Além dos calendários padrão do Outlook ou do Google, tente uma ferramenta digital de gerenciamento de trabalho como a Asana.
  • Dê uma cochilada depois de um café.
  • Fique longe do seu smartphone, para evitar digitar mensagens, ou passear pelo Instagram durante o trabalho.
  • Mude o cenário – trabalhe algumas horas numa cafeteria, ou mesmo de uma sala de reuniões.

Isto é tudo. Para ser fiel ao meu texto, já se passaram 90 minutos e eu preciso fazer um intervalo.

E me conte, quais são as suas táticas e/ou ferramentas favoritas para gerenciar o seu tempo?

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Sobre a autora: Amy Duchene é uma escritora com mais de uma década de experiência no marketing B2B para uma enorme empresa de software, localizada noroeste da costa do Pacífico. Fora deste trabalho, ela escreve ficção (principalmente novelas para jovens e adultos) e ama molhar os seus pés nas águas do Oceano Pacífico.

Fonte: Act-On Software

Tradução: Fernando B. T. Leite

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